Egy szervezeten életében a a dokumentumgyártók rendszerint egymástól függetlenül hozzák létre a tartalmakat. Áthatolhatatlan falakkal vannak körülbástyázva, minek eredményeképpen ugyanazon tartalom újra és újra létrejön, gyakran következetlenségre utaló különbségekkel.
Ezt a jelenséget hívják tartalom-siló csapdának.

Vegyünk például egy vállalatot, mely egy új termék fejlesztésébe kezd.

1. A vízió dokumentum felvázolja a termék funkcionalitását és piaci pozícionálását.
2. A marketing osztály az adott dokumentum alapján létrehozza az új termék promóciós brosúráit, weboldalát, nyomdai szórólapjait. A tartalmakat a médiumoknak megfelelő követelményeknek állítják elő; a webes és a nyomtatott anyagok eltérnek egymástól.
3. Az oktatásért felelős csoport a vízió alapján a termék fejlesztési csoporttal együttműködve megírja a termék általános ismertetését és funkcionális leírását. Ezek a tartalmak egyáltalán nincsenek kapcsolatban a marketing osztályon előállított brosúrákkal, webes oldalakkal, hiszen ugyanabban az időintervallumban állnak elő.
4. Az ügyfél kapcsolattartó a fejlesztési csoport segítségével megírja a termék funkcionális ismertetőjét. Az oktatói csoporthoz hasonlóan a dokumentum előállítása során ezúttal sem profitálnak a többi osztály hasonló erőfeszítéseiből.

A tartalmak redundanciája nyilvánvaló. Az osztályokon ugyanazokat a tartalmakat állítják elő, gyakran többszörösen is, hogy eleget tegyenek a webes és nyomtatási kritériumoknak.

• A lektoroknak ennek megfelelően többször át kell javítaniuk ugyanazon tartalmakat.
• A következő lépésben mindegyik dokumentumot le kell fordítani egy tucat nyelvre. A fordítás ára nagyon magas, hiszen legalább hat (osztályonként kettő) variánsa létezik ugyanannak a dokumentumnak.

• Az utolsó pillanatban beszottyanó változtatási kérelmek költség vonzata elképesztő méreteket ölt (6x12 dokumentum). A felvázolt munkamenet sok idő, pénz és erőforrás kiesést jelent a vállalat számára.
  

A szervezet a tartalom-siló csapdájának szenvedő áldozatává vált.

Mi a megoldás?