Az egységesített tartalomkezelési stratégia alkalmazásával a tartalom előállításáról, szervezéséről és tárolásáról alkotott elképzeléseink megváltoznak. Az ETS megvalósulásához három tényezőre van szükség:

1. Tartalom-menedzsment rendszerre (CMS),
2. Újrafelhasználható tartalomra,
3. Egységesítést szolgáló eljárásokra.

CMS

Az egységesített tartalomkezelési stratégia megvalósításához szükségünk van egy robosztus tartalom-menedzsment rendszerre (CMS-re). A legtöbb ilyen rendszer a hagyományos dokumentum menedzsment funkciókat látja el:

• a tartalomhoz való biztonságos hozzáférés szabályozását (check-in/check-out),
• jelentéskészítést,
• komplex szűrési és keresési eljárásokat,
• metaadatok támogatását,
• státuszkövetést,
• verziókövetést.

A CMS-nek segítenie kell a szerzőknek a  tartalom előállításában:

• keresésében
• megosztásában
• közlésében

Újrafelhasználható tartalom

A tartalmak újrahasznosítása a szöveg egyszeri megírását és többszöri felhasználását jelenti. A hagyományos tartalom-előállításban  a szövegszerkesztőnk révén egyetlenegy állományban tároljuk a szövegeinket. Ezzel szemben az újrafelhasználható tartalmakat célszerű nem dokumentumokban, hanem valamilyen moduláris formában tárolni. A dokumentumok ezáltal tartalmi objektumokból szervezési folyamat eredményeképpen jönnek létre. Például egy termék leírására vonatkozó paragrafus felhasználható brosúrában, Weben, katalógusban, a termék kézikönyvében, vagy más publikált helyen.

Az újrafelhasználás tehát két alapműveletet feltételez:

• A tartalmak moduláris előállítását,
• A tartalmak szervezésre révén a dokumentumok létrehozását.

Az előbbi eredménye a tartalmi objektum, mely fizikailag fellelhető a CMS-ben, az utóbbi pedig egy dokumentum, mely logikai mutatókat tartalmaz a kívánt objektumokhoz.

Egységesítést szolgáló eljárások

Az ETS jól meghatározott szerepkörök mentén jól szervezett csapatmunkát feltételez. Az egységesítést szolgáló eljárásoknak a tartalmi-siló kialakulásáért felelős kommunikációs akadályokat meg kell semmisíteniük. A cél: olyan konvenciók létrehozása, melynek ismeretében a tartalmi objektumok újrahasznosítása természetessé válik.