A Single Source Publishing egy rendkívül egyszerű ötletre épül: használjunk egyetlenegy dokumentumot egy termék támogatásához, melyből igények mentén különböző formátumú és tartalmú dokumentációkat készíthetünk.
Döntéshozó vagy egy cégnél. Eljött az idő, hogy oktatásra fordíts egy kis pénzt. Melyik e-learning technológiát válaszd? Milyen LMS-t, vagy tananyagot vásárolj, hogy céged maximálisan profitálhasson általa? Álljunk meg egy pillanatra! Mielőtt vásárlási kényszerednek engedve elhamarkodott döntést hoznál, gondold végig az alábbiakat.
E-learning konferenciára vagyok hivatalos, ahol a kettő pont nullás cikkem apropóján összefoglalnám az elektronikus tanulás történetét. Áttekintőt tervezek a CD-s hőskorszaktól a szociális hálókig a keretrendszer őrületen át. Egyre inkább foglalkoztat a kérdés, hogy mit lenne érdemes kihangsúlyoznom, mire lesz fogékony az összegyűlt hallgatóság, mit szeretnének hallani tőlem, illetve mit tudok átadni abból, amit mindeddig megtapasztalhattam.
A dokumentumok alapvető szerkezeti egységét a paragrafusokba rendezett mondatok adják. A lineáris vonalvezetés esetén egymásra épülő bekezdések láncolata alkot egy fejezetet. A fejezetek egymásra épülésével jön létre a dokumentum. Ez annyit jelent, hogy legtöbb esetben például az ötödik fejezetet nem értjük meg a harmadik, negyedik fejezet elolvasása nélkül. A tartalmak egymásrautaltsága lineáris, az előző többnyire a következő rész előfeltételeként jelenik meg.
Az egységesített tartalomkezelési stratégia alkalmazásával a tartalom előállításáról, szervezéséről és tárolásáról alkotott elképzeléseink megváltoznak. Az ETS megvalósulásához három tényezőre van szükség:
Az egységesített tartalomkezelési stratégia használatával a szervezeteknek többé nem kell attól tartaniuk, hogy a megjelentetett tartalmak terén ellentmondásokba keverednek. Ahol az adott információ többször előfordul, ugyanaz a tartalom felel érte. Az ETS előnyei:
A tartalom-siló csapda bejegyzéssorozatban felvázolt vállalati tartalomkezelési problémára kínál megoldást az ETS (Egységesített Tartalomkezelési Stratégia).
Az ETS alkalmazásával
Egy tipikus szervezetben a szövegeket Word dokumentumok formájában meghatározott állománystruktúrában halmozzák fel. A felhasználók rendszerint név és dátum alapján kereshetnek, több éves információmennyiség esetén vélhetőleg nem sok eredménnyel. A megfelelő tartalmak kihalászásához akár több tucat szervert is végig kell kutatniuk a pontos lelőhelyek ismeretében. Még hogyha a vállalat rendelkezik is valamilyen tartalom menedzsment rendszerrel, az adatok rendszerint nem egységes és következetes logikai struktúra mentén szerveződnek. A szerzőknek így sok kötet kvázi-strukturált adathalmazt kell végigböngészniük, míg megtalálják a számukra releváns információkat.
A felvázolt szervezeti körülmények eredményeképpen a szerzők a kisebb ellenállás felé haladva csak saját magukra támaszkodva írják meg tartalmaikat. Dokumentumukat a saját logikájuk szerint elhelyezik a felállított mappastruktúrában, vagy a tartalom menedzsment rendszerben, melyet a másik osztályon tevékenykedő szerző ugyanúgy nem talál meg, ha szüksége van rá.
A legtöbb szervezetnek nem célja, hogy tartalmi silókat hozzon létre, ezek rendszerint az intézmény kommunikációs betegségéből fakadnak. A szerzők nagyon gyakran nincsenek tudatában annak, hogy kollégáik mivel foglalkoznak a vállalaton belül. Állandó időhiánnyal küszködnek, hiszen sok dokumentumot kell előállítaniuk rendszerint rövid idő alatt, nincs idejük arra, hogy más csoportok munkáját nyomon kövessék.
A vállalat életében egy termék előállításának folyományaként hatalmas mennyiségű dokumentum áll elő. A szervezet sikeres, ha a kívánt tartalom gyorsan, megfelelő formátumban, hozzáértő személyek hozzájárulása révén jön létre. Gyakran előfordul, hogy a tartalomnak a legkülönbözőbb kimeneti formátumoknak kell eleget tennie (papír, Webes tartalom, PDA); egy rosszul szervezett vállalat esetén a legtöbb alkalmazott kényszerűségből webes szakember, designer és kiadványszerkesztő egy személyben. A HR osztálytól a termékfejlesztésig sok tucat ember bontakoztatja ki rejtett festői hajlamát, a tartalmak a szivárvány minden színében, a legváratlanabb helyeken tornyosulnak átláthatatlan halmokat képezve. Gyakran előfordul, hogy több osztályon ugyanazon dokumentumokat állítják elő: nincs tudomásuk arról, hogy az épület másik szárnyában egy fél évvel ezelőtt már megírták ugyanazt, másik öt osztályon pedig egy tucat hasonló tartalommal bíró állomány lapul soha nem látott mappák mélyén.
A vállalat bölcs vezérei felismerik a problémát, majd súlyos összegeket szánnak tartalom-menedzsment eszközök bevezetésére. Az új rendszer működni látszik, bár az átállási idő nem kevés. A hatékony tartalomkezelés rögös útján tett első lépés azonban még nem hozza el a megváltást, a tartalom-siló csapdájának leküzdéséhez széles körű szemléletváltásra van szükség.
Egy szervezeten életében a a dokumentumgyártók rendszerint egymástól függetlenül hozzák létre a tartalmakat. Áthatolhatatlan falakkal vannak körülbástyázva, minek eredményeképpen ugyanazon tartalom újra és újra létrejön, gyakran következetlenségre utaló különbségekkel.