tudásmenedzsment

Tudás nélkül nincs fejlődés. Korunk igazi kihívása a tartalmak hatékony szervezési stratégiáinak felismerése. Olyan problémákat boncolgatok, mint a tartalmak redundanciájának csökkentése, egységesített tartalomkezelési stratégia alkalmazása.

Wiki a szociális szoftverekről

A felülről-lefelé építkező virtuális tanulmányi környezetek szigorú intézményközpontúságát ellensúlyozzák a tanuló-központú szociális szoftverek. Az alulról-felfelé szerveződő tanulmányi rendszerek sajátossága, hogy az áhított tudás a tanulók kreatív, proaktív hozzáállásának eredményeként jelenik meg.

Ajánlom figyelmetekbe Christopher D. Sessums wiki oldalát a szociális szoftverekről!

A moduláris tartalomírás alkalmazhatósága

A dokumentumok alapvető szerkezeti egységét a paragrafusokba rendezett mondatok adják. A lineáris vonalvezetés esetén egymásra épülő bekezdések láncolata alkot egy fejezetet. A fejezetek egymásra épülésével jön létre a dokumentum. Ez annyit jelent, hogy legtöbb esetben például az ötödik fejezetet nem értjük meg a harmadik, negyedik fejezet elolvasása nélkül. A tartalmak egymásrautaltsága lineáris, az előző többnyire a következő rész előfeltételeként jelenik meg.

Egységesített tartalomkezelési stratégia (3. rész: Az ETS elemei)

Az egységesített tartalomkezelési stratégia alkalmazásával a tartalom előállításáról, szervezéséről és tárolásáról alkotott elképzeléseink megváltoznak. Az ETS megvalósulásához három tényezőre van szükség:

  1. Tartalom-menedzsment rendszerre (CMS),
  2. Újrafelhasználható tartalomra,
  3. Egységesítést szolgáló eljárásokra.

2. Az ETS használatából származó előnyök

Az egységesített tartalomkezelési stratégia használatával a szervezeteknek többé nem kell attól tartaniuk, hogy a megjelentetett tartalmak terén ellentmondásokba keverednek. Ahol az adott információ többször előfordul, ugyanaz a tartalom felel érte. Az ETS előnyei:

  • Gyors tartalom-menedzsment
  • Az erőforrások gazdaságosabb és hatékonyabb felhasználása
  • Kiadások csökkenése
  • A tartalom kezelhetőségének és minőségének javulása
  • Az innovációs lehetőségek bővülése
  • Munkahelyi elégedettség javulása
  • Az ügyfelek elégedettségének javulása

Egységesített tartalomkezelési stratégia 1.

A tartalom-siló csapda bejegyzéssorozatban felvázolt vállalati tartalomkezelési problémára kínál megoldást az ETS (Egységesített Tartalomkezelési Stratégia).

Az ETS alkalmazásával

  • elkerülhető a tartalom-siló csapdák létrejötte,
  • a tartalmak előállítási, fenntartási és publikálási költsége csökkenthető,
  • a szervezet minőségi kritériumai egységes módon érvényesülhetnek.

5. Összefoglaló

A vállalat életében a tartalom-silók létrejötte magas kiadásokat, csökkent minőséget és erőforrás problémákat okoz.

Számos káros hatása van, a legfontosabbak:

  • Gyenge kommunikáció
  • Megosztott információk hiánya
  • A mások kezdeményezései iránti tudatosság hiánya
  • Szabvány és konzisztencia problémák
  • Magas tartalom előállítás, kezelés és publikálási költségek
  • Tartalom minőségi gondok

A tartalom-siló csapda sorozatot ezennel berekesztem. A továbbiakban arról fogok szólni, hogy miként lehet kezelni a problémát.

     

4. A kereshetőség problémája

Egy tipikus szervezetben a szövegeket Word dokumentumok formájában meghatározott állománystruktúrában halmozzák fel. A felhasználók rendszerint név és dátum alapján kereshetnek, több éves információmennyiség esetén vélhetőleg nem sok eredménnyel. A megfelelő tartalmak kihalászásához akár több tucat szervert is végig kell kutatniuk a pontos lelőhelyek ismeretében. Még hogyha a vállalat rendelkezik is valamilyen tartalom menedzsment rendszerrel, az adatok rendszerint nem egységes és következetes logikai struktúra mentén szerveződnek. A szerzőknek így sok kötet kvázi-strukturált adathalmazt kell végigböngészniük, míg megtalálják a számukra releváns információkat.

A felvázolt szervezeti körülmények eredményeképpen a szerzők a kisebb ellenállás felé haladva csak saját magukra támaszkodva írják meg tartalmaikat. Dokumentumukat a saját logikájuk szerint elhelyezik a felállított mappastruktúrában, vagy a tartalom menedzsment rendszerben, melyet a másik osztályon tevékenykedő szerző ugyanúgy nem talál meg, ha szüksége van rá.

3. Kommunikációs hiányosságok

A legtöbb szervezetnek nem célja, hogy tartalmi silókat hozzon létre, ezek rendszerint az intézmény kommunikációs betegségéből fakadnak. A szerzők nagyon gyakran nincsenek tudatában annak, hogy kollégáik mivel foglalkoznak a vállalaton belül. Állandó időhiánnyal küszködnek, hiszen sok dokumentumot kell előállítaniuk rendszerint rövid idő alatt, nincs idejük arra, hogy más csoportok munkáját nyomon kövessék.

2. A tartalmi siló

A vállalat életében egy termék előállításának folyományaként hatalmas mennyiségű dokumentum áll elő. A szervezet sikeres, ha a kívánt tartalom gyorsan, megfelelő formátumban, hozzáértő személyek hozzájárulása révén jön létre. Gyakran előfordul, hogy a tartalomnak a legkülönbözőbb kimeneti formátumoknak kell eleget tennie (papír, Webes tartalom, PDA); egy rosszul szervezett vállalat esetén a legtöbb alkalmazott kényszerűségből webes szakember, designer és kiadványszerkesztő egy személyben. A HR osztálytól a termékfejlesztésig sok tucat ember bontakoztatja ki rejtett festői hajlamát, a tartalmak a szivárvány minden színében, a legváratlanabb helyeken tornyosulnak átláthatatlan halmokat képezve. Gyakran előfordul, hogy több osztályon ugyanazon dokumentumokat állítják elő: nincs tudomásuk arról, hogy az épület másik szárnyában egy fél évvel ezelőtt már megírták ugyanazt, másik öt osztályon pedig egy tucat hasonló tartalommal bíró állomány lapul soha nem látott mappák mélyén.

A vállalat bölcs vezérei felismerik a problémát, majd súlyos összegeket szánnak tartalom-menedzsment eszközök bevezetésére. Az új rendszer működni látszik, bár az átállási idő nem kevés. A hatékony tartalomkezelés rögös útján tett első lépés azonban még nem hozza el a megváltást, a tartalom-siló csapdájának leküzdéséhez széles körű szemléletváltásra van szükség.

1. SSP Bevezető

Egy szervezeten életében a a dokumentumgyártók rendszerint egymástól függetlenül hozzák létre a tartalmakat. Áthatolhatatlan falakkal vannak körülbástyázva, minek eredményeképpen ugyanazon tartalom újra és újra létrejön, gyakran következetlenségre utaló különbségekkel.
Ezt a jelenséget hívják tartalom-siló csapdának
.