Edward de Bono munkássága nagy hatással van rám. Az egyik legkevésbé ismert könyve Simplicity (a zseniálisan egyszerű) címmel jelent meg. Bono szerint az egyszerű dolgokat könnyű használni, de nehéz megtervezni. Az egyszerűségre törekedni kell, többnyire nem alakul ki magától. Hogyan tisztulnak le a dolgok? Mire kell figyelnünk, ha egyszerű, használható világban szeretnénk élni?

Az információdömping világában egyre gyakrabban találkozunk feleslegesen bonyolult jelenségekkel, melyet megnehezítik a munkavégzésünket, életünket. István mondta ma reggel, hogy érdemes különbséget tennünk a komplex és a bonyolult között: az előbbi kívánt és pozitív következménye egy folyamatnak, az utóbbi viszont zavart jelöl.

Ha világosak a játékszabályok, az emberek nagyon jól fognak játszani. Az egyszerűség játékszabályait ugyanolyan egyértelműen kell lefektetni, mint korábban a minőség játékszabályait. (Bono, 16. o)

Az értékteremtéshez tisztánlátásra van szükség. A tisztánlátáshoz világos, egyszerű gondolatok kellenek. Akkor cselekszem helyesen, ha olykor időt szánok arra, hogy leegyszerűsítsem a folyamatokat. Bono szerint ez éppolyan fontos, mint a környezetvédelem, vagy a minőségbiztosítás.

Következzen Bono egyszerűségről szóló tízparancsolata egyéni kommentezéssel!

Tartalom:

1. Tulajdoníts értéket az egyszerűségnek!
2. Eltökélten keresd az egyszerűséget!
3. Légy pontosan tisztában a helyzettel!
4. Dolgozz ki alternatívákat!
5. Kérdőjelezd meg a meglévő mintákat és vesd el őket!
6. Légy kész az újrakezdésre!
7. Gondolkodj koncepciókban!
8. Ha szükséges, bontsd a dolgokat kisebb egységekre!
9. Légy kész más értékek feláldozására az egyszerűség elérése érdekében!
10. Tudnod kell, hogy kinek az érdekeit szolgálja az egyszerűség!

1. Tulajdoníts értéket az egyszerűségnek!

Megfigyeltem, hogy ha lejegyzem a teendőimet, sokkal jobban érzem magam. A fejben tartott feladatok folyamatosan betüremkednek a gondolataim közé, mert attól rettegnek, hogy elfelejtem őket. Ettől aztán feszült leszek, és kijelentem, hogy rengeteg a dolgom, azt sem tudom, hogy melyikkel kezdjem.

Így aztán rájöttem arra, hogy ha minden reggel rászánok egy negyed órát a napi feladatok megjelenítésére, sokkal fókuszáltabban és hatékonyabban telnek az órák. A délelőttöket négyszer 50/10 perces ciklusokra bontom. Az ötven percek alatt nincs e-mail, nincs twitter, nincs baráti csevegés, csak a feladatokkal foglalkozom. Ebédszünet után jöhet az ügyfél kapcsolattartás, mítingek, és egyéb közösségi munkavégzés. A délelőttöket igyekszem sértetlenül hagyni.

Minél tovább betartom ezt az egyszerű szabályt, annál hatékonyabb vagyok a munkámban. Ráadásul a délelőttök folyamán nő az áramlat-élmények száma is...

Bono szerint annyira fontos az egyszerűség, hogy minden országban létre kellene hozni az Egyszerűségügyi Intézetet, melynek feladata az új törvények, szabályozások, eljárások véleményezése lenne. Az egyszerűség ügynökök a túlzottan bonyolultnak tűnő folyamatok leegyszerűsítésével foglalkoznának.

A minisztériumok mielőtt kiadnák az egyes rendeleteket, a szakmai minőségi megfelelés mellett az egyszerűségi feltételeknek is eleget kellene tenniük.

BONO-feladat: Te milyen jelenségeken egyszerűsítenél? Vázolj fel néhány területet, mely szerinted túl bonyolult, és nevezd meg a komplikált elemeit. Tegyél javaslatot az egyszerűsítésére!

Ez viszonylag egyszerűnek tűnik. Valójában azonban kevés ember értékeli igazán az egyszerűséget. Bizonyos fokú értéket tulajdonítanak neki, de ez inkább amolyan "másodrangú" érték. Cselekedeteinknek hatékonynak kell lenniük, vagy pénzmegtakarításhoz kell vezetniük. Ha ezenfelül még egyszerűek is, az jó, de csak addig, amíg ez az egyszerűség nem zavarja a másik két értéket. Ha valami bonyolult, akkor ritkán törekszünk arra, hogy tovább egyszerűsítsük. Az egyszerűség ritkán merül fel elsőrendű szempontként. Ha tehát nem tulajdonítunk nagy értéket az egyszerűségnek, akkor az magától fog bekövetkezni. (Bono, 287, o).

2. Eltökélten keresd az egyszerűséget!

Nagyvállalati környezetben lehet megtapasztalni igazán, hogy a szervezés milyen komoly problémákat tud okozni. Ahol több tucat ember dolgozik egy intézmény alatt, nehéz megtartani az átlátható kereteket.

Az olykor száz oldalnyi követelményspecifikáció feldolgozása és megvalósítása roppant nagy erőfeszítést jelent. Egy ilyen helyzetben a menedzsment azért küzd, hogy az előre megrajzolt kígyókat a végső határidőhöz tudja újra- és újraigazítani, a szakma pedig az előre lefektetett (időközben elavult) szakmai követelményeknek próbál megfelelni. A jó termék fejlesztése hirtelen átláthatatlanul bonyolult feladattá válik. 

Egy ilyen helyzetben a legjobb, amit tehetünk, hogy megpróbálunk egyszerűsíteni a folyamatokon. Előző munkahelyemen tapasztaltam meg először, hogy milyen komoly minőségi ugrást jelenthet ilyen helyzetben az agilis megközelítés bevezetése a termékfejlesztésbe.

A dolgok egyszerűbbé tétele érdekében csak motiváltan és eltökéleten tehetünk erőfeszítéseket. Nem elegendő, ha csak akkor értékeljük az egyszerűséget, ha éppen jelen van. A dolgokat aktívan kell egyszerűbbé tenni. Az egyszerűség nem periferikus luxuskategória, amelyet "hozzáadhatunk a meglévő dolgokhoz". Az egyszerűség elérése iránti vágynak és motivációnak saját hozzáállásunkból kell jönnie. A minket körülvevő szervezetnek elő kell mozdítania ezt a fajta hozzáállást. A dolgok leegyszerűsítéséhez időre, szellemi energiára, tervezésre és pénzre van szükség. Az emberek leginkább akkor szeretik az egyszerűséget, ha nem kerül pénzbe, ha azonban valaminek az egyszerűbbé tétele bármilyen befektetést igényel, azt már többnyire nem hajlandók biztosítani (Bono, 287, o).

3. Légy pontosan tisztában a helyzettel!

Elsőre úgy tűnhet, hogy az egyszerűsítés magától jön, nem kell vele túl sokat foglalkozni. Gyakran nem gondolunk bele abba, hogy ami a (fel)használó számára egyszerű, az egykor a tervező számára roppant komplex feladatnak hat. Azért tudom egyszerűen használni, mert valaki előtte beleélte magát a helyzetembe: tudta, hogy mit szeretnék elérni az adott eszközzel, és ehhez igazította a megvalósítási terveket.

Egy-egy üzleti terület megértésekor gyakran használok fogalomtérképet a madártávlati kép megrajzolásához. Tapasztalatom szerint gyakran éppen az első lépés megtétele a legnehezebb:

• Mi a fókuszkérdés, melyet a fogalomtérkép kifejt?
• Mi a cél, amit el szeretnék érni?
• Mi az az egy mondatban kifejezhető érték, amiért dolgozom nap mint nap?

Egyszerű válaszért kiáltanak a kérdések, mégis roppant nehéz feladat kimondani őket. Minél tisztábban látom a kontextust, annál jobban körvonalazódik a megválaszoldanó kérdés.

Az egyszerű és primitív között csak az tud különbséget tenni, aki eléggé ismeri a tárgyat. Háttérismeretek nélkül az egyszerűsítésünkkel éppen tudatlanságunkról teszünk tanúbizonyságot.

Mérő ezt a következőképpen fogalmazta meg. A mesterré válás úton előbb elmélyülünk a szakzsargonban, és sokáig a dilettánsok számára érthetetlen módon értekezünk a témáról. Ez a szakértői szakasz, amikor látjuk a komplexitást, de még képtelenek vagyuk egyszerűsíteni. A szakértő akkor lesz mester, amikor képes az összetettet egyszerű módon tálalni úgy, hogy az nem trivialitás. A mesternek nincs szüksége szakzsargonra ahhoz, hogy kifejezze magát az adott témában.

Pontosan tisztában kell lennünk azzal, hogy mit szeretnénk. Tisztában kell lennünk értékeinkkel, és tisztában kell lennünk a számításba veendő szempontokkal. Ha meg szeretnénk érteni egy szituációt vagy egy folyamatot, az illető téma szakavatott ismerőjének kell lennünk. Ha ez nem így van, törekvéseink eredménye inkább primitív lesz, mint egyszerű. Az egyszerűség mozgatórugója az értés. Értés nélkül nincs egyszerűség. Csak a megértésből fakadó egyszerűségnek van értéke (Bono, 289. o).

4. Dolgozz ki alternatívákat!

Visszafelé mindig összeáll a kép, előre soha. Steve Jobs híres stanfordi beszédében bravúrosan illusztrálja ezt a gondolatot.

Nem arról van szó, hogy minden alternatívát ki kell dolgozni, elég néhány csapásirányt felvázolni, és abból kiválasztani a legésszerűbbet.

A hangsúly a "tervezésen" van. Az elemzés az egyszerűsítés fontos része, végül azonban ki kell dolgozni az előrevezető utat. A tervezési folyamathoz kreativitásra és laterális gondolkodásra van szükség. Nem az "egyetlen üdvözítő módszer" kidolgozásáról van szó. Inkább különféle alternatíva felkutatásáról, amelyek közül aztán kiválasztható a legjobb. Nem valószínű, hogy az első ötlet lesz a legjobb. Ezért fontos tovább gondolkodni, és újabb alternatívákat felmutatni (Bono, 289. o).

5. Kérdőjelezd meg a meglévő mintákat és vesd el őket!

A középiskolát követően úgy döntöttem, hogy apai mintára építőmérnöki karra felvételizek. Ösztöndíjjal be is jutottam, aztán fél év után otthagytam, és szakterületet váltottam.

Édesapám néhány nap múlva nyugdíjba megy. Azt kérdeztem Tőle, hogy így visszatekintve el tudott volna-e képzelni más karriert magának. A válasz egyértelmű igen volt: töredelmesen bevallotta, hogy Őt mindig a fizika és az asztonómia érdekelte. Az építészetet azért választottam fiam, mert matematikára nem jutottam be, és olyan szakirány felé vettem az irányt, ahová elégséges volt a tanulmányi átlagom.

Erről mindeddig nem tudtam. Nyugdíjazása előtt néhány nappal mesélte el az apám, miközben arról filozofáltunk, hogy mi lett volna, ha Brassóban maradok építőmérnöki szakon. Mostmár tudom: úgy jártam volna, mint Ő, nyugdíj körül visszatekintek, és azt mondom, hogy lett volna egy másik út, melyen nem indultam el. Hihetetlen egyébként, hogy ugyanilyen megfontolásból nem mentem Kolozsvárra tiszta informatika szakra: tudtam, hogy a matek átlagom nem elég jó ehhez. Lekopíroztam apám döntését anélkül, hogy tudtam volna, hogy ezt teszem.

Mindent meg kell kérdőjelezni. Mindennek igazolnia kell további létezése szükségességét. A rendszerek és folyamatok természetüknél fogva egyre összetettebbé válnak. Előfordulhat, hogy egyes dolgok, amelyekre régebben még szükség volt, ma már feleslegesek. Ha valaminek az alkalmazása már nem indokolt, "ejteni" kell.  (Bono, 289. o).

6. Légy kész az újrakezdésre!

Aztán egy fél év múltán újrakezdtem mindent. Leléptem az apai útról, úgy gondolom, hogy jobb döntést nem is hozhattam!

Az újrakezdéshez kell egy töretlen lendület, lelkesedés az adott téma iránt: nehezen mondunk le az addig felépített struktúrákról.

Ha egy meglévő művelet vagy struktúra egyszerűbbé tételén fáradozunk, lényegesen könnyebb és csábítóbb megoldás annak módosítása. Előfordulhat azonban, hogy az egészet előlről kell kezdenünk. Jelöljük ki pontosan a céljainkat, majd tervezzük meg a megvalósításához vezető utat - és eközben ügyet se vessünk a korábbi rendszerre. Ez bonyolultabb, költségesebb és nehezebben elfogadható. Ezért be kell mutatnunk a felvázolt új rendszer előnyeit, és el kell magyaráznunk, hogy módosításokkal miért nem juthatnánk el soha ugyanide. Ez a fajta átstrukturálás érinthet egy egész rendszert, de annak csak egy részét is (Bono, 291. o).

7. Gondolkodj koncepciókban!

Na álljunk meg egy pillanatra! Mi az a koncepció? Szerencsétlenül sikerült fordítás, vagy tényleg valami újszerűről van itt szó? Az angol megfelelője: conceptual thinking.

A konceptuális gondolkodás az a képesség, mely lehetővé teszi, hogy egy problémát vagy helyzetet a mintázatok és kapcsolódások révén megértsünk. A témák egységes fogalmi keretrendszerbe történő integrálását jelöli.

Konceptuálisan gondolkodni annyit tesz, mint újszerűen, a megismerés vágyától hajtva szemlélni a világot. A szintézisalkotás, különböző területek közötti kapcsolatkeresésen van a hangsúly, analógiák és metaforák használatával, kreatív meglátások felé ösztönzi a gondolkodót.

Bármit is jelentsen a koncepció: ötletet, elképzelést, víziót, fogalmak jól irányzott szerveződését, az a benyomásom, hogy a hálózat-alapú tanulásnak egy fontos alapeleméről van szó. Arról a képességről, hogy adott célok mentén a fogalmi hálómban előálljon egy mintázat, amit aztán a hálózat más részein is alkalmazhatok. No de hagyjuk a spekulatív érvelést a tudósokra!

Bono szerint megfigyelhető, hogy amikor alternatívák után kutatunk, mindig van valami alapkoncepció a háttérben. Már a megismerés/gondolkodás kezdeti szakaszában felötlik bennünk egy hipotézis, kezdeti álláspont, mely a gondolkodás során tovább finomodik. Ha ezt az alapkoncepciót megvilágítjuk, könnyebben állítunk fel alternatívákat.

A koncepciónak "általánosnak", "bizonytalannak" és "homályosnak" kell lennie. Ez a lényege. Így ugyanis többféle irányba is elindulhatunk egy koncepcióból. Ha egy koncepció részletezett és konkrét, korlátozza a mozgásterünket (Bono, 153. o.)

Sem a túl tág, sem a túl szűk értelembe használt koncepció nem vezet célhoz. Meg kell találnunk a középutat a koncepcióalkotás terén, mert a túlzottan tág értelemben használjuk, semmitmondó általánosságokra jutunk, a túlzottan szűk értelmezés pedig a részletek síkján mozog, ahonnan nem lehet eljutni más szintekre.

A koncepciókban való gondolkodás nem más, mint az emberi agy módszere a világ leegyszerűsítésére. Aki nem koncepciókban gondolkodik, az elvész a részletekben. Oldalirányba, részletről részletre haladni nem lehet. Szükség esetén vissza kell térni a koncepcióhoz, és találni kell egy másik előrevezető utat. A koncepció az első lépés a cselekvési irány és a célok kidolgozása felé. Ha ezen túl vagyunk, eljött az idő az adott koncepció különféle megvalósítási alternatíváinak felkutatására, ezúttal már konkrét ötletekkel és a részletek kidolgozásával. Ne feledjük, hogy a koncepciók lényege pontosan általánosságukban, bizonytalanságukban és homályosságukban rejlik! (Bono, 291. o).

8. Ha szükséges, bontsd a dolgokat kisebb egységekre!

A helyesen megválasztott felbontásról szól ez a parancsolat. Amikor valamiről gondolkodunk, világosan le kell szögeznünk, hogy a jelenség milyen nagyítási szintjét vizsgáljuk. A Koestler-féle holarchia modellben ez az egymásbaágyazottság törvényszerűségére épül.

Egy kisebb egység szerkezete nyilvánvalóan egyszerűbb, mint egy nagyobbé. A kisebb egységeket úgy kell megszervezni, hogy megfelelően szolgálják a nagyobb célt. Ehhez decentralizálásra és feladatkiosztásra van szükség. Egy dolog megértéséhez sokszor érdemes azt részegységeire bontani, amit elemzéssel vagy kényelmi szempontok figyelembevételével érhetünk el. A komplex rendszerek akkor működnek a legjobban, ha alrendszereik is vannak, melyek mindegyike egy, az egészbe illeszkedő egyszerűbb szervezet (mint az emberi test sejtjei) (Bono, 291. o).

9. Légy kész más értékek feláldozására az egyszerűség elérése érdekében!

Milyen értékeket kellene feláldozni az egyszerűség oltárán?

Volt egy kollégám, akit hallgatva gyakran idegessé váltam. Annak ellenére, hogy többnyire konkrét kérdéssel fordultam hozzá, az átfogó kép helyett a területről szóló féltudását nagyívű és feleslegesen részletes történetekkel adta elő. Gyakran azon kaptam magam, hogy bólogatok, de már több mondat óta elvesztettem a fonalat. 

Meggyőződésem, hogy emberünk érthetőségén sokat javítana, ha nem érezne kényszert arra, hogy szakmai tekintélyét fitogtassa.

Egy mindenre kiterjedő rendszer rendkívül összetett lehet. Ilyen esetekben az átfogó jelleget időnként fel kell áldozni az egyszerűség oltárán. A kivételes esetek kezelésére ezután párhuzamos rendszerek hozhatók létre. Előfordulhat, hogy érdemes feláldozni a tökéletességet a praktikus egyszerűség kedvéért. Az egyszerűség valódi érték, így elérése érdekében szükség lehet más valódi értékek feláldozására. Az ilyen kompromisszumokhoz érték - és céltudatosságra van szükség. Mivel általában nem lehet minden a tiéd, elengedhetetlen az értékek közötti szelektálás. Fontos, hogy ez az értékválasztás mindig átgondolt és tudatos legyen (Bono, 291. o).

10. Tudnod kell, hogy kinek az érdekeit szolgálja az egyszerűség!

A tömör válasz: mindannyiunk érdekében az áll, hogy egyszerű (letisztult), érthető világban éljünk. A valóság azonban sokkal árnyaltabb ennél: gyakran éppen a zavaros vízben lehet jól halászni...

Nézzünk csak néhány kevésbé triviális példát. Meggyőződésem, hogy rosszul működő házasságban gyakran azért annyira elfoglaltak a felek, mert az egyszerű együttlétben már nem találnak örömet. Ez bizonyos, folyamatosan változó mértékben mindannyiunkkal előfordul. Ilyenkor bizonyára érdemes leállni egy picit, és egyszerű dolgokat csinálni: kertészkedni, takarítani, futni egy kört, mosogatni, stb.

C. G. Jung írja valahol, hogy pontosan ezek az egyszerű, hétköznapi tevékenységek földelnek le bennünket. Segítenek abban, hogy kiegyensúlyozott életünk legyen.

Vajon kinek jó az egyszerűség: a rendszer felhasználóinak (vásárlóinak) vagy a működtetőinek (tulajdonosainak)? A gyártást vagy a karbantartás könnyíti-e meg? Az üzemeltetést vagy a költséghatékonyságot segíti elő? A komplexitás áthelyeződése jelentősen leegyszerűsítheti a vásárló dolgát, ám lehet, hogy ugyanakkor lényegesen nehezebbé teszi a működtető életét. A fordított eset persze sokkal gyakoribb. Kinek jó az egyszerűség? Ha nem jó mindenkinek, kik azok, akiknek jó? (Bobo, 291. o).

Összegzés

Meglátásom szerint az egyszerűség fogalma félrevezető. Talán jobb volna a letisztultságot használni helyette, mert abban benne van a fogalom előtti állapot: a komplex kiindulási helyzet, melyből eljutottunk az egyszerűséghez. Bono szavaival, az értés nélküli egyszerűség primitív, a megértés utáni egyszerűség - egyszerű.

Irodalom

• Edward de Bono: Simplicity, Manager Könyvkiadó

Illusztrációk

davespertine: Simple

továbbá köszönet a művészeknek a további illusztrációkért:

1. holgerL: Clock
2. Aliisza: The Axe
3. ArmandoVelusso: Colours on a worldmap
4. veinsofmercury: Paths
5. andrewf1: pattern
6. kasia310: Repeat
7. BraceZenith: The Vision
8. xxbcxx: The Divide II.
9. queenofladiestoilets: Sacrifice
10. bamaco: Fog