tudásmenedzsment

A dokumentumok alapvető szerkezeti egységét a paragrafusokba rendezett mondatok adják. A lineáris vonalvezetés esetén egymásra épülő bekezdések láncolata alkot egy fejezetet. A fejezetek egymásra épülésével jön létre a dokumentum. Ez annyit jelent, hogy legtöbb esetben például az ötödik fejezetet nem értjük meg a harmadik, negyedik fejezet elolvasása nélkül. A tartalmak egymásrautaltsága lineáris, az előző többnyire a következő rész előfeltételeként jelenik meg.

Az egységesített tartalomkezelési stratégia alkalmazásával a tartalom előállításáról, szervezéséről és tárolásáról alkotott elképzeléseink megváltoznak. Az ETS megvalósulásához három tényezőre van szükség:

1. Tartalom-menedzsment rendszerre (CMS),
2. Újrafelhasználható tartalomra,
3. Egységesítést szolgáló eljárásokra.

Az egységesített tartalomkezelési stratégia használatával a szervezeteknek többé nem kell attól tartaniuk, hogy a megjelentetett tartalmak terén ellentmondásokba keverednek. Ahol az adott információ többször előfordul, ugyanaz a tartalom felel érte. Az ETS előnyei:

• Gyors tartalom-menedzsment
• Az erőforrások gazdaságosabb és hatékonyabb felhasználása
• Kiadások csökkenése
• A tartalom kezelhetőségének és minőségének javulása
• Az innovációs lehetőségek bővülése
• Munkahelyi elégedettség javulása
• Az ügyfelek elégedettségének javulása

A tartalom-siló csapda bejegyzéssorozatban felvázolt vállalati tartalomkezelési problémára kínál megoldást az ETS (Egységesített Tartalomkezelési Stratégia).

Az ETS alkalmazásával

• elkerülhető a tartalom-siló csapdák létrejötte,
• a tartalmak előállítási, fenntartási és publikálási költsége csökkenthető,
• a szervezet minőségi kritériumai egységes módon érvényesülhetnek.

Egy tipikus szervezetben a szövegeket Word dokumentumok formájában meghatározott állománystruktúrában halmozzák fel. A felhasználók rendszerint név és dátum alapján kereshetnek, több éves információmennyiség esetén vélhetőleg nem sok eredménnyel. A megfelelő tartalmak kihalászásához akár több tucat szervert is végig kell kutatniuk a pontos lelőhelyek ismeretében. Még hogyha a vállalat rendelkezik is valamilyen tartalom menedzsment rendszerrel, az adatok rendszerint nem egységes és következetes logikai struktúra mentén szerveződnek. A szerzőknek így sok kötet kvázi-strukturált adathalmazt kell végigböngészniük, míg megtalálják a számukra releváns információkat.

A felvázolt szervezeti körülmények eredményeképpen a szerzők a kisebb ellenállás felé haladva csak saját magukra támaszkodva írják meg tartalmaikat. Dokumentumukat a saját logikájuk szerint elhelyezik a felállított mappastruktúrában, vagy a tartalom menedzsment rendszerben, melyet a másik osztályon tevékenykedő szerző ugyanúgy nem talál meg, ha szüksége van rá.

A legtöbb szervezetnek nem célja, hogy tartalmi silókat hozzon létre, ezek rendszerint az intézmény kommunikációs betegségéből fakadnak. A szerzők nagyon gyakran nincsenek tudatában annak, hogy kollégáik mivel foglalkoznak a vállalaton belül. Állandó időhiánnyal küszködnek, hiszen sok dokumentumot kell előállítaniuk rendszerint rövid idő alatt, nincs idejük arra, hogy más csoportok munkáját nyomon kövessék.

A vállalat életében egy termék előállításának folyományaként hatalmas mennyiségű dokumentum áll elő. A szervezet sikeres, ha a kívánt tartalom gyorsan, megfelelő formátumban, hozzáértő személyek hozzájárulása révén jön létre. Gyakran előfordul, hogy a tartalomnak a legkülönbözőbb kimeneti formátumoknak kell eleget tennie (papír, Webes tartalom, PDA); egy rosszul szervezett vállalat esetén a legtöbb alkalmazott kényszerűségből webes szakember, designer és kiadványszerkesztő egy személyben. A HR osztálytól a termékfejlesztésig sok tucat ember bontakoztatja ki rejtett festői hajlamát, a tartalmak a szivárvány minden színében, a legváratlanabb helyeken tornyosulnak átláthatatlan halmokat képezve. Gyakran előfordul, hogy több osztályon ugyanazon dokumentumokat állítják elő: nincs tudomásuk arról, hogy az épület másik szárnyában egy fél évvel ezelőtt már megírták ugyanazt, másik öt osztályon pedig egy tucat hasonló tartalommal bíró állomány lapul soha nem látott mappák mélyén.

A vállalat bölcs vezérei felismerik a problémát, majd súlyos összegeket szánnak tartalom-menedzsment eszközök bevezetésére. Az új rendszer működni látszik, bár az átállási idő nem kevés. A hatékony tartalomkezelés rögös útján tett első lépés azonban még nem hozza el a megváltást, a tartalom-siló csapdájának leküzdéséhez széles körű szemléletváltásra van szükség.

Egy szervezeten életében a a dokumentumgyártók rendszerint egymástól függetlenül hozzák létre a tartalmakat. Áthatolhatatlan falakkal vannak körülbástyázva, minek eredményeképpen ugyanazon tartalom újra és újra létrejön, gyakran következetlenségre utaló különbségekkel.
Ezt a jelenséget hívják tartalom-siló csapdának.

A Single Source Publishing egy rendkívül egyszerű ötletre épül: használjunk egyetlenegy dokumentumot egy termék támogatásához, melyből igények mentén különböző formátumú és tartalmú dokumentációkat készíthetünk.

Gyakran félreértik az SSP lényegét. Találkoztam már olyan tévhittel, miszerint az SSP haszna, hogy ugyanazt a tartalmat webes és nyomtatott formában publikálhatjuk. Volt, aki azt állította, hogy bonyolult eszközök használatában merül ki az SSP, a valóság azonban, hogy módszertanról, nem pedig technológiáról van szó.

Nyilvánvalóan vannak szoftverek, melyek alapján lényegesen könnyebb SSP szellemben dolgoznunk (pl. Adobe Framemaker, AuthorIT), de tulajdonképpen semmi nem akadályoz meg abban, hogy akár egyszerű Word legyen a tartalom-előállító eszközünk, miközben SSP módszertan szerint járunk el.

Mindannyian találkoztunk a vállalatok dogmájával, az élethosszig tartó tanulással. Azon szerencsétlenül járt fogalmak közé tartozik, melyeket orrvérzésig ismételgetnek mindenfelé valódi tartalom nélkül. Az iskolapadban nem tanították meg a saját curriculum tervezésének mikéntjét, tanáraink kénye-kedve szerint szembesültünk az új ismeretekkel. Tudásunk szervezését nemcsak gyermekként, de felnőttként sem mi látjuk el. Az iskolai tanár irányító szerepét a vállalat vezérei veszik át, alkalmazottként ugyanúgy sodródunk az árral, mint diákként tettük. Eleget teszünk az intézmény által támasztott igényeknek, elvégezzük a javasolt képzéseket, egyéni ambícióink –ha voltak egyáltalán- felmorzsolódnak az időhiány oltárán. Hiszünk benne, hogy ami a vállalatnak jó, az nekünk is megfelel minden körülmények között. Nem az intézmények ellen, de az egyéni kibontakozás érdekében hangsúlyozom, hogy a személyes curriculum megtervezése és megélése a legfontosabb szakmai cél. Ezáltal a tanulás hatékonysága megtöbbszöröződik, s ennek nemcsak az egyén, de a vállalat is haszonélvezőjévé válik!