A tartalom-siló csapda bejegyzéssorozatban felvázolt vállalati tartalomkezelési problémára kínál megoldást az ETS (Egységesített Tartalomkezelési Stratégia).

Az ETS alkalmazásával

• elkerülhető a tartalom-siló csapdák létrejötte,
• a tartalmak előállítási, fenntartási és publikálási költsége csökkenthető,
• a szervezet minőségi kritériumai egységes módon érvényesülhetnek.

Egy tipikus szervezetben a szövegeket Word dokumentumok formájában meghatározott állománystruktúrában halmozzák fel. A felhasználók rendszerint név és dátum alapján kereshetnek, több éves információmennyiség esetén vélhetőleg nem sok eredménnyel. A megfelelő tartalmak kihalászásához akár több tucat szervert is végig kell kutatniuk a pontos lelőhelyek ismeretében. Még hogyha a vállalat rendelkezik is valamilyen tartalom menedzsment rendszerrel, az adatok rendszerint nem egységes és következetes logikai struktúra mentén szerveződnek. A szerzőknek így sok kötet kvázi-strukturált adathalmazt kell végigböngészniük, míg megtalálják a számukra releváns információkat.

A felvázolt szervezeti körülmények eredményeképpen a szerzők a kisebb ellenállás felé haladva csak saját magukra támaszkodva írják meg tartalmaikat. Dokumentumukat a saját logikájuk szerint elhelyezik a felállított mappastruktúrában, vagy a tartalom menedzsment rendszerben, melyet a másik osztályon tevékenykedő szerző ugyanúgy nem talál meg, ha szüksége van rá.

A legtöbb szervezetnek nem célja, hogy tartalmi silókat hozzon létre, ezek rendszerint az intézmény kommunikációs betegségéből fakadnak. A szerzők nagyon gyakran nincsenek tudatában annak, hogy kollégáik mivel foglalkoznak a vállalaton belül. Állandó időhiánnyal küszködnek, hiszen sok dokumentumot kell előállítaniuk rendszerint rövid idő alatt, nincs idejük arra, hogy más csoportok munkáját nyomon kövessék.

A vállalat életében egy termék előállításának folyományaként hatalmas mennyiségű dokumentum áll elő. A szervezet sikeres, ha a kívánt tartalom gyorsan, megfelelő formátumban, hozzáértő személyek hozzájárulása révén jön létre. Gyakran előfordul, hogy a tartalomnak a legkülönbözőbb kimeneti formátumoknak kell eleget tennie (papír, Webes tartalom, PDA); egy rosszul szervezett vállalat esetén a legtöbb alkalmazott kényszerűségből webes szakember, designer és kiadványszerkesztő egy személyben. A HR osztálytól a termékfejlesztésig sok tucat ember bontakoztatja ki rejtett festői hajlamát, a tartalmak a szivárvány minden színében, a legváratlanabb helyeken tornyosulnak átláthatatlan halmokat képezve. Gyakran előfordul, hogy több osztályon ugyanazon dokumentumokat állítják elő: nincs tudomásuk arról, hogy az épület másik szárnyában egy fél évvel ezelőtt már megírták ugyanazt, másik öt osztályon pedig egy tucat hasonló tartalommal bíró állomány lapul soha nem látott mappák mélyén.

A vállalat bölcs vezérei felismerik a problémát, majd súlyos összegeket szánnak tartalom-menedzsment eszközök bevezetésére. Az új rendszer működni látszik, bár az átállási idő nem kevés. A hatékony tartalomkezelés rögös útján tett első lépés azonban még nem hozza el a megváltást, a tartalom-siló csapdájának leküzdéséhez széles körű szemléletváltásra van szükség.

Egy szervezeten életében a a dokumentumgyártók rendszerint egymástól függetlenül hozzák létre a tartalmakat. Áthatolhatatlan falakkal vannak körülbástyázva, minek eredményeképpen ugyanazon tartalom újra és újra létrejön, gyakran következetlenségre utaló különbségekkel.
Ezt a jelenséget hívják tartalom-siló csapdának.

A Single Source Publishing egy rendkívül egyszerű ötletre épül: használjunk egyetlenegy dokumentumot egy termék támogatásához, melyből igények mentén különböző formátumú és tartalmú dokumentációkat készíthetünk.

Gyakran félreértik az SSP lényegét. Találkoztam már olyan tévhittel, miszerint az SSP haszna, hogy ugyanazt a tartalmat webes és nyomtatott formában publikálhatjuk. Volt, aki azt állította, hogy bonyolult eszközök használatában merül ki az SSP, a valóság azonban, hogy módszertanról, nem pedig technológiáról van szó.

Nyilvánvalóan vannak szoftverek, melyek alapján lényegesen könnyebb SSP szellemben dolgoznunk (pl. Adobe Framemaker, AuthorIT), de tulajdonképpen semmi nem akadályoz meg abban, hogy akár egyszerű Word legyen a tartalom-előállító eszközünk, miközben SSP módszertan szerint járunk el.

„Ébren vagyok vagy álmodom?” – nehezebb kérdés, mint gondolnánk! Volt már rá példa, hogy megelégedtem a nemleges válasszal, majd átsétáltam a falon… Következő alkalommal feltettem a kérdést, de szkeptikusan viszonyultam a helyzethez: nagy lendülettel nekilendültem a zárt ajtónak. Koppant. Nem álmodtam.

Voltak ennél szerencsésebb próbálkozásaim is. Hogy milyen érzés álomban ébernek lenni? Túlzások nélkül: Mátrix-szerű… Ha kedved szottyan kipróbálni, olvasd Stephen LaBerge-t, vagy a klasszikusnak számító Dr. Paul Tholey - Kaleb Utecht szerzőpáros művét.

Nem ígérem, hogy sokkmentes lesz az élmény…

Bizonyára sok. Igazi amerikai sikertörténet az övé, Ő egy igazi amerikai csillag. No de mit lapul a csillogás hátterében?
"A legnagyobb félelmem, hogy ha Daniel Goleman-t nem bírálják fölül minél előbb, az érzelmi intelligencia teljes területét lejáratja" (Steve Hein: Critical Rewiev of Daniel Goleman)

1,52 x 1,1 méretű asztalon villog ez a nyavalya, folytonosan ég, perzseli a retinám, felemészti az agyam. Trónfosztott diktátorként utasítom ad hoc módon mindenféle értelmetlen dologra, állományt ide, állományt oda, állományt vissza, módosítás itt, megosztom, nem osztom meg, összetömörítem, kitömörítem, feldarabolom, összeillesztem, mindenféle perverz dolgot elmívelek vele, és nem érzem, hogy ez jól van így. Hiába noh, értem a szakma nyelvét, egész áldott nap vájkálok ebben a szagtalan áramköröktől bűzlő BIThalmazban, matatom a műanyag betűket, és rámtelepszik valami nyugtalan tunya érzés: lehetne ez másképpen is.
Ismét kiégett retinám egy darabkája, kit zavar?